Politique de confidentialité
de Mag Energy Solutions

Chez Mag Energy Solutions inc. (« Mag »), nous accordons une grande importance à la protection des renseignements personnels qui nous sont confiés.

La présente politique explique de façon simple et transparente comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités. Elle explique également les droits des personnes concernées et la façon de communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Cette politique s’applique notamment aux visiteurs de notre site Web, aux candidats à l’emploi, aux clients, aux fournisseurs, aux consultants, aux partenaires d’affaires ainsi qu’à toute autre personne qui communique ou fait affaire avec Mag.

Les renseignements personnels que nous recueillons varient selon votre relation avec Mag et vos interactions avec nous. Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont recueillis, conformément à nos pratiques internes.

Selon les circonstances, nous pouvons notamment recueillir :

• des renseignements d’identification et de contact, comme votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel et, lorsque nécessaire, certains renseignements permettant de vérifier votre identité;
• des renseignements professionnels, comme votre titre, votre employeur, vos coordonnées professionnelles et les renseignements relatifs à votre relation d’affaires avec Mag;
• des renseignements relatifs au recrutement, comme votre curriculum vitæ, votre lettre de présentation, votre parcours scolaire et professionnel, vos références ainsi que les résultats d’évaluations ou de tests réalisés dans le cadre d’un processus de recrutement;
• des renseignements transmis dans le cadre de vos communications avec nous, notamment lorsque vous communiquez avec Mag par courriel, téléphone, formulaire Web ou autrement;
• des renseignements technologiques, comme votre adresse IP et certains renseignements techniques ou relatifs à votre navigation sur notre site Web.

Certains renseignements peuvent être considérés comme sensibles en raison de leur nature ou du contexte dans lequel ils sont utilisés. Dans ces situations, Mag applique des mesures de protection adaptées à leur sensibilité.

Nous recueillons principalement des renseignements personnels directement auprès de vous, notamment lorsque vous :

• communiquez avec Mag;
• remplissez un formulaire sur notre site Web;
• soumettez votre candidature à un poste;
• participez à un processus de recrutement;
• établissez ou entretenez une relation d’affaires avec Mag;
• participez à une activité ou à un événement organisé par Mag;
• naviguez sur notre site Web et acceptez l’utilisation de certains témoins ou technologies, lorsque votre consentement est requis.

Dans certaines circonstances, nous pouvons également recevoir des renseignements personnels de tiers ou de sources accessibles au public, lorsque la loi le permet. Par exemple, dans le cadre d’un processus de recrutement, certains renseignements professionnels peuvent provenir de plateformes professionnelles comme LinkedIn, d’une agence de recrutement, de références professionnelles ou d’une personne ayant recommandé votre candidature.

Mag recueille et utilise les renseignements personnels à des fins déterminées, légitimes et liées à ses activités.

Selon les circonstances, nous pouvons notamment les utiliser pour :

• répondre à vos demandes et communiquer avec vous;
• gérer nos relations avec nos clients, fournisseurs, consultants et partenaires d’affaires;
• fournir nos services et respecter nos obligations contractuelles;
• recevoir, traiter et évaluer les candidatures;
• communiquer avec les candidats et administrer nos processus de recrutement;
• assurer la sécurité de nos systèmes, de nos locaux et de nos activités;
• prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité;
• assurer le fonctionnement et améliorer l’utilisation de notre site Web;
• respecter nos obligations légales, réglementaires, administratives et contractuelles;
• répondre aux demandes relatives à l’accès, à la rectification ou aux autres droits prévus par la loi.

Lorsque votre consentement est requis, Mag veille à l’obtenir conformément aux exigences applicables et à vous informer des fins pour lesquelles les renseignements seront utilisés.

Mag ne vend pas vos renseignements personnels.

Nous pouvons toutefois communiquer certains renseignements personnels lorsque cela est nécessaire à nos activités, notamment à des fournisseurs de services qui nous assistent dans l’exécution de certaines fonctions.

Selon les circonstances, il peut notamment s’agir de fournisseurs de :

• services informatiques, d’hébergement et de services infonuagiques;
• services de communication et de collaboration;
• plateformes de recrutement;
• services d’évaluation ou de vérification dans le cadre du recrutement;
• services professionnels, administratifs ou commerciaux.

Dans le cadre du recrutement, Mag utilise notamment certains services technologiques permettant de gérer les candidatures et de réaliser des évaluations. Les pratiques internes de Mag prévoient également que les consultants et partenaires ayant accès à de l’information confidentielle doivent être assujettis à des obligations de confidentialité.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi nous y autorise ou nous y oblige.

À l’interne, l’accès aux renseignements personnels est limité en fonction des responsabilités et des besoins liés aux fonctions des personnes concernées. Les systèmes et répertoires de Mag sont notamment configurés afin de permettre un contrôle des accès.

Oui.

Certains fournisseurs de services utilisés par Mag peuvent traiter ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada, aux États-Unis ou en Europe.

Lorsque requis par la loi, Mag procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec afin d’évaluer et d’encadrer adéquatement cette communication.

Mag conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à l’atteinte des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des périodes de conservation requises ou permises par la loi.

La durée de conservation varie notamment selon la nature des renseignements, leur utilisation et les obligations légales ou réglementaires applicables. Mag maintient à cette fin des règles et un calendrier de conservation applicables aux différentes catégories de renseignements personnels qu’elle détient.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires et que leur période de conservation est terminée, ils sont détruits de façon sécuritaire ou, lorsque la loi le permet et que les exigences applicables sont respectées, anonymisés.

Vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de l’information concernant la durée de conservation applicable aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?